Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 01.03.2020

Rekisterinpitäjä: Kontiolahden seurakunta
Keskuskatu 26, 81100 Kontiolahti puh. 040 761 6569, sähköposti: kontiolahti@evl.fi
Yhteyshenkilö: Soile Luukkainen

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Itä-Suomen IT-aluekeskuksen tietosuojavastaava
puh. 040 4848222, tietosuojavastaava.iita@evl.fi

Rekisterin nimi: Kontiolahden seurakunnan asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Asiakasrekisterin kautta hallinnoidaan seurakunnan ja muiden toimintayksiköiden tila-, henkilö ja tilaisuus-varauksia, diakoniatyön asiakkuuksia sekä retkien, leirien, rippikoulujen ja eri tapahtumien ilmoittautumisia ja osallistujatietoja. Rekisteriin tallennetaan tilaisuuden kannalta tarpeelliset osallistuja- ja laskutustiedot sekä muut toiminnassa tarvittavat asiakastiedot. Lisäksi rekisteriä hyödynnetään seurakunnan toiminnassa ja hallinnossa muodostamalla luottamushenkilöistä, vapaaehtoistyöntekijöistä tai tiettyyn toimintaan osallistujista luetteloita yhteydenpitoa varten.

• Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679)
• 6 artikla 1a: rekisteröidyn suostumus
• 6 artikla 1c: lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
• 6 artikla 1f: rekisterinpitäjän oikeutettu etu
• 9 artikla 2d: käsittely suoritetaan poliittisen, filosofisen, uskonnollisen tai ammattiliittotoimintaan liittyvän säätiön, yhdistyksen tai muun voittoa tavoittelemattoman yhteisön laillisen toiminnan yhteydessä.

Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (1054/1993) 16. luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).

Rekisterin tietosisältö

• nimet, henkilötunnus
• yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maa
• alaikäiseltä: em. tiedot huoltajasta ja maksajasta
• seurakunta
• tiedot kirkollisesta toimituksesta tai osallistumisesta tilaisuuteen sekä mahdolliset laskutustiedot
• leirille tai retkelle osallistuvilta: erityisruokavaliot, toiminnassa huomioitavat terveyteen liittyvät tiedot,
• lupa käyttää henkilöstä otettuja kuvia seurakunnan tiedotuksessa sekä lähiomaisen nimi ja puhelinnumero
• rippikoululaisista: kastetta, rippikoulua ja konfirmaatiota koskevat tiedot sekä koulu ja luokka
• diakoniatyössä: asiakkaan terveyteen, perhesuhteisiin, elämäntilanteeseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyviä tietoja, tiedot taloudellisesta avustamisesta

Tietolähteet

Pääsääntöisesti tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen huoltajaltaan tai muulta lähiomaiselta. Tiedot tallennetaan rekisteriin joko seurakunnan työntekijöiden toimesta tai sähköisen ilmoittautumisen kautta.

Kirkon jäsenten tietoja saadaan myös henkilötunnuksen perusteella valtakunnallisesta jäsentietojärjestelmä-stä, josta tietoja voidaan päivittää tarvittaessa asiakasrekisteriin. Jäsentietojärjestelmästä siirretään Kontiolahden seurakunnan rippikouluikäisten ikäluokkien tiedot rippikoulutoimintaa varten.

Kirkollisia toimituksia, rippikoulua, luottamustehtäviä ja myönnettyjä avustuksia koskevia tietoja kertyy järjestelmään seurakunnan omassa toiminnassa.

Tietojen luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti Kirkon palvelukeskukselle, jonka kanssa Kontiolahden seurakunnalla on taloushallinnon palvelusopimus. Kirkon palvelukeskukselle luovutetaan luotujen laskujen maksajista myyntireskontraa varten tarvittavia asiakastietoja: nimi, henkilötunnus (mikäli käytettävissä), kieli, laskutusosoite ja laskuihin liittyvät muut tiedot.

Lisäksi rippikoulun käyneistä siirretään Kirkon valtakunnalliseen jäsentietojärjestelmään tiedot rippikouluun ilmoittautumisesta, rippikoulun suorittamisesta ja konfirmaatiosta. Näiden tietosiirtojen yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, syntymäaika, etunimet, sukunimi ja sukupuoli.

Diakoniatyön asiakastietoja luovutetaan ainoastaan asiakkaan antaman valtakirjan perusteella.

Muita luovutuksia ei anneta kuin erillisen lain nojalla (esim. lastensuojelulaki).

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä niin pitkään kuin henkilöt osallistuvat seurakunnan toimintaan tai ovat diakoniatyön asiakkaita. Lainsäädäntöön pohjautuvat, asiakasrekisterin pitäjää velvoittavat säilytysajat huomioidaan tietojen säilytyksessä.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan asiakasrekisteristä säännöllisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
• Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1993) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi

Verkkosivut

Kontiolahden seurakunnan verkkosivut on toteutettu seurakuntien ja kirkon yhteisellä Lukkari-julkaisujärjestelmällä. Kirkkohallitus vastaa sivuston yleisestä ja yhteisestä sisällöstä. Jokainen seurakunta vastaa omista tapahtumatiedoistaan, esittelysivuistaan, yhteystiedoistaan jne.

Lukkari-seurakuntasivustojen tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Kontiolahden ev.lut. seurakunta

Keskuskatu 26, 81100 Kontiolahti

puhelin 040 761 65 69
kontiolahti@evl.fi

Yhteyshenkilö

Soile Luukkainen

Kontiolahden ev.lut. seurakunta
Keskuskatu 26, 81100 Kontiolahti
puhelin

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Marko Torvinen
tietosuojavastaava 

Itä-Suomen it-aluekeskus
PL 1064
70101 Kuopio
p. 040 4848215
tietosuojavastaava.iita@evl.fiLinkki avautuu uudessa välilehdessä

Rekisterin nimi

Kirkon yhteinen jäsenrekisteri (Kirjuri).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsentietoja ylläpidetään kirkon yhteisessä jäsen rekisterissä (jäljempänä Kirjuri). Kirjurin tietoja käytetään seurakuntien ja seurakunta yhtymien omassa toiminnassa ja hallinnossa sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Seurakunnat ja keskusrekisterit vastaavat Kirjurissa olevien omien jäsentensä henkilötietojen käsittelyä koskevista asioista, rekisteritietojen virheettömyydestä sekä jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.

Kirkkohallitus saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa sekä tilastojen laatimisessa ja kirkon toimintaan liittyvien tutkimusten tekemisessä. Tuomiokapituli saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa.

Kirkkohallitus vastaa jäsenrekisterin yleisestä toimivuudesta, rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä, tietohallinnosta, tietoturvallisuudesta ja tietojen sähköisestä arkistoinnista.

Kirkkohallitus päättää teknisen käyttöyhteyden välityksellä tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta ja muusta kuin kirkon jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.

Kirjurin sisältämien jäsenrekisteritietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.c artikla ja 9.2.d artikla. Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (1054/1993) 16 luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Kirjuri sisältää tietoja kirkon nykyisistä ja entisistä jäsenistä (entisen jäsenen tietoja ei päivitetä):

• nimet, nimihistoria (nimenmuutokset)
• syntymäaika/henkilötunnus
• äidinkieli, asiointikieli
• osoite, kotikunta, syntymäkotikunta, asuinmaa
• asumisen tieto (asuinrakennuksen sijainti)
• syntymämaa/-paikka (jos ulkomailla)
• sähköpostiosoite
• ammatti
• kuolintieto
• hautaustiedot
• kirkkoon liittymis- ja eroamistieto
• jäsenyys- ja muuttohistoria
• kansalaisuus
• perhesuhdetiedot: avioliitto, lapset, vanhemmat
• edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskeva tiedot
• tietojen luovuttamista koskevat kiellot ja rajoitukset
• tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta
• kirkollisia toimituksia (kaste, avioliittoon vihkiminen, avioliiton siunaaminen, hautaan siunaaminen) koskevat tiedot ja tieto toimituksen suorittaneesta papista
• kirkollista luottamustehtävää koskevat kirkkojärjestyksen (1055/1993) 16 luvun 1 §:n 2 momentissa säädetyt tiedot
• tiedot huollettavista/huoltajista (alaikäiset lapset)

Kirkon jäseneen liittyvästä viitehenkilöstä (esim. aviopuoliso, lapsi, vanhempi), joka ei ole kirkon jäsen, Kirjurissa on suppeat tiedot. Tapahtumasta riippuen voi viitehenkilöllä olla kuitenkin myös tapahtumakohtainen laajempi tietosisältö (esim. esteiden tutkinnan yhteydessä voi viitehenkilöstä tulla myös tieto siviilisäädystä ja kansalaisuudesta):

• nimi
• syntymäaika / henkilötunnus
• kuolinpäivä
• puoliso / -t (jotka ovat jäseniä) = avioliitto/rekisteröity parisuhde
• esteidentutkinnat jäsenen kanssa
• lapset (jotka ovat jäseniä)
• vanhemmat
• nimenmuutokset
• henkilötunnuksen muutos

Tietolähteet

Kirjurin sisältämät tiedot ovat peräisin manuaalisista kirkonkirjoista sekä seurakuntien aiemmista jäsentietorekistereistä. Lisäksi tietoja siirtyy väestötietojärjestelmästä ja seurakuntien omista järjestelmistä. Kirjuriin tallennettavia tietoja saadaan lisäksi asianosaiselta itseltään tai hänen huoltajaltaan ja seurakunnan toiminnan yhteydessä (kirkolliset toimitukset).

Tietojen luovutukset

Kirjurin jäsenrekisteritietoja käytetään kirkon omassa toiminnassa ja hallinnossa, ja tämän toiminnan yhteydessä tietoja ei ole tarkoitettu luovutettavaksi kirkon oman toiminnan ulkopuolelle.

Jäsenrekisterin tietoja käytetään myös viralliseen väestötietoja koskevaan tietopalveluun. Tästä viranomaistehtävästä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisteri keskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 48 §:ssä, jonka mukaan jäsen-rekisteristä voidaan luovuttaa jäsenestä yksittäisiä tietoja kirjallisesti henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Tietojen luovuttamisessa on noudatettava soveltuvin osin väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 4 luvun säännöksiä. Tämän perusteella jäsenrekisterin tietoja luovutetaan muun muassa perunkirjoituksen toimittajille, pankeille, eri viranomaisille, sukututkijoille.
Tietoja ei luovuteta sivullisille, jollei se ole virkatehtävän vuoksi välttämätöntä.

Kirjurin teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu käyttöpalvelu- ja sovellustoimittajalle, joka täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.

Kirjurin sisältämiä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Kirjuriin tallennetut jäsenrekisteritiedot säilytetään pysyvästi (KL 16 luku 12 §).

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
• Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1993) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Jäsenrekisterin ylläpito on lainsäädäntöön perustuva rekisterinpitäjän velvollisuus, mikä rajoittaa rekisteröidyn mahdollisuuksia toteuttaa kaikkia edellä mainittuja oikeuksia.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700,

tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi